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实操指引:员工手册的制定与实施

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三、员工手册适用中常见问题解答

员工手册专题的前两篇文章里,我们分别讲解了用人单位的规章制度/员工手册要具有法律效力应当具备3个的条件(规章制度的内容应具有合法性、制定和通过应经过民主程序及应向劳动者公示)和员工手册制定的民主程序实操(范围、流程与告知),通过前两章的学习我们应该能够判断怎样的员工手册是具有法律效力的以及如何制定有法律效力的员工手册。

在员工手册专题的后两篇文章里,我们将结合案例对员工手册制定、适用及修改时遇到的其他问题进行解答。以便确保读者不仅会判断和制定有效的员工手册,同时可以顺利适用和修改,在适用过程中规避法律风险。

本期文章是对员工手册适用中常见问题的解答;下期文章是因职工过错解除劳动合同(过错性解除)应该注意的点,因为实践中因员工严重违反员工手册而解除劳动合同的情形很常见,如何巧妙运用员工手册规避法律风险从而合法解除劳动合同是法律实践中公司最关心、员工需警惕的问题。

Q1: 员工手册能否适用于本公司旗下的所有公司?

1、答疑解惑

实际操作中,这样的做法比较普遍。从法律角度判断能否适用的关键点为:是否只在一家公司进行了民主程序。

根据《劳动合同法》第四条的规定,涉及到员工切身利益的规章制度应经过民主程序和公示告知程序。

因此,如果《员工手册》只在一家公司进行民主程序,仅凭《员工手册》里面规定的适用范围就可以适用于其他公司的员工,则存在很大法律风险。

这份员工手册如果要适用于两家以上不同的公司及其员工,建议民主程序在所有涉及企业的员工中进行并完成,并且公示告知给所有适用这个手册的员工。

2、律师建议操作要点

(1)在其他公司范围内进行民主程序并留有证据;

(2)劳动合同中约定适用该员工手册(名称和版本要准确);

(3)将《员工手册》告知员工且留有证据。

3、相关案例分析

单位依关联公司的员工手册解除劳动合同被判违法

陈某诉德娜婚庆公司劳动争议案(北京市三中院(2016)京03民终10249号)

法院认为:关于劳动合同的解除,德娜婚庆公司主张陈某旷工的行为严重违反其规章制度,并就其主张提交了员工手册,但该手册并非其手册,而系德娜文化公司的员工手册,且其并未举证证明该员工手册经过本公司民主程序而制定,系违法解除劳动合同,陈某要求撤销解除通知,继续履行劳动合同的请求于法有据。

实务要点:用人单位能否依据其关联公司的员工手册处理其与劳动者的关系关键在于该员工手册是否在本单位经过了民主公示程序并有效送达了劳动者。

现实中,很多公司存在管理混同的现象,子公司直接适用母公司的管理制度,但往往忽略了与职工利益密切相关的制度需要经过民主程序,致使发生争议后处罚劳动者被认定缺乏依据。

为避免上述风险,建议用人单位可以在母公司制定员工手册时,将母公司的员工手册在子公司履行民主公示程序,使得母公司制定的员工手册同样适用于子公司。

Q2: 同一家公司是否可以针对不同人员制定不同的员工手册?

1、答疑解惑

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定:“用人单位根据《劳动法》第四条之规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据”。

因此,员工手册通过民主程序制定并向劳动者公示即可将其作为裁判机关裁判依据;无论公司内部有几份员工手册,只要符合程序且员工签收即可有效。但对于一家公司内出现两种员工手册,不利于管理和公示告知。

现实中还存在另一种情况即员工手册的改版导致一个企业有两份或多份员工手册。这种情况下如果企业明确规定以新版为准且告知员工,则以新版为准;如果企业没有告知员工却依据新版作出法律行为,则与旧版不冲突的有法律效力,旧版未规定或相冲突的则无效。

2、律师建议操作要点

建议企业保留一份员工手册,并将相关的业务性质及工作岗位等具体情形进行明晰。

对于用人单位修订改版员工手册的,需要注意保存改版后员工手册公示告知的证据。实践中为了避免混淆,可以采用版本编号将改版前后的员工手册加以区别,如员工在签收改版后员工手册时应当明确载明签收的版本号、页码等,以免日后就此发生争议时,出现如下案例中飞马公司的窘境。

3、相关案例

徐某与上海乐配信息科技有限公司劳动合同纠纷上诉案(上海市二中院(2018)沪02民终6248号)

法院认为:年终奖的发放属于用人单位自主管理的范畴,其发放条件和发放标准以用人单位的规章制度及与劳动者的劳动合同约定为准。本案中,徐浩铭与乐配公司的劳动合同中虽然就年终奖的发放有过约定,但徐浩铭入职后,乐配公司曾向其发放过2016年2月开始施行的员工手册,其中对于年中奖的发放条件亦明确规定,徐浩铭签收后亦未提出异议,应当视为其认可以规章制度中的条款作为年终奖的发放条件。

徐浩铭对于乐配公司提供的员工手册有异议,认为其收到的员工手册与乐配公司提供的版本不一致,并提供了其收到的员工手册版本。然从徐浩铭提供的员工手册来看,其中就年终奖的发放条件也有明确约定,即每年年终根据员工的表现及公司的业绩发放年终奖金。现有在案证据显示,乐配公司在徐浩铭主张年终奖期间持续亏损,证人亦证实该期间未获得年终奖。而徐浩铭也未提供相应反驳证据推翻乐配公司的主张,故本院认为乐配公司未发放徐浩铭争议期间的年终奖并无不妥。

韩某诉上海飞马汽车滤清器有限公司劳动争议案(上海市青浦区法院(2015)青民四(民)初字第453号)

案情介绍:韩晓云于2006年5月12日进入上海飞马汽车滤清器有限公司工作,2014年5月12日,双方签订了无固定期限劳动合同。韩晓云于2006年5月12日签署确认书,确认收到公司员工手册。

2014年11月18日,飞马公司对韩晓云出具《纪律处分通知书》,称其在非工作时间自行进入公司对当班的领班及主管进行威胁尾随,严重违反了员工手册中第71条(胁迫或威胁公司同事)、第60条(工作时间与同事发生激烈争执,影响其他同事正常工作)的相关规定。按照公司关于员工纪律处分办法的相关条例,特予以解除劳动合同并无任何经济补偿处理。该解除通知已告知飞马公司工会并征得同意。


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